Rechtliches

Datenschutzerklärung

Stand: August 2026  ·  DEF.S3C e.U.  ·  Graz, Österreich

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß Art. 13 und 14 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch DEF.S3C e.U. im Rahmen der Nutzung der Website defsec.cloud sowie der damit verbundenen Dienstleistungen.

1. Verantwortlicher (Art. 13 DSGVO)

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt per E-Mail an den Verantwortlichen. Wir beantworten Anfragen innerhalb von 30 Tagen.

2. Arten der verarbeiteten Daten

Im Rahmen des Betriebs der Website verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenname (bei Kontaktanfragen)
• Newsletter-Daten: Name (optional) und E-Mail-Adresse (bei Newsletter-Anmeldungen)
• Kommunikationsdaten: Inhalte von Nachrichten, die Sie uns übermitteln
• CRM-Daten: Kontaktdaten und Kommunikationsverläufe, die im Rahmen von Anfragen in unserem CRM-System (HubSpot) gespeichert werden
• Meta- und Zugriffsdaten: IP-Adressen, Zeitstempel, Browser-Typ, Betriebssystem (serverseitige Logs)
• Cookie- und Tracking-Daten: Bei erteilter Einwilligung: Besucherdaten durch HubSpot-Tracking (siehe Abschnitt 10)

3. Betroffene Personen

• Besucher der Website defsec.cloud
• Interessenten und Kunden, die über das Kontaktformular oder per E-Mail Anfragen stellen
• Newsletter-Abonnenten
• Personen, denen Zugang zum def.Portal (portal.defsec.cloud) im Rahmen eines laufenden Auftrags gewährt wird

4. Zwecke der Verarbeitung

• Vertragsanbahnung und -erfüllung: Bearbeitung von Kontaktanfragen, Angebotserstellung, Durchführung von Sicherheitsdienstleistungen
• CRM und Kundenverwaltung: Verwaltung von Kontakten und Kommunikationsverläufen in HubSpot zur strukturierten Bearbeitung von Anfragen
• Newsletter: Versand von Security-Tipps und aktuellen Informationen an Abonnenten mit ausdrücklicher Einwilligung (Double Opt-In)
• Betrieb der Website: Technisch einwandfreie Darstellung, Sicherheit des Webservers
• Analyse und Marketing: Bei erteilter Einwilligung: Besucheranalyse und Kontaktzuordnung über HubSpot-Tracking
• Gesetzliche Pflichten: Einhaltung steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten

5. Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (Newsletter-Anmeldung, HubSpot-Tracking-Cookies)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Kontaktanfragen, Angebote)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Buchhaltung, Aufbewahrungspflichten)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen (CRM-Verwaltung von Kontaktanfragen, Sicherheit der Website, Schutz vor Missbrauch)

6. Sicherheitsmaßnahmen (Art. 32 DSGVO)

DEF.S3C e.U. hat als Sicherheitsunternehmen besondere technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen:

• Verschlüsselte Datenübertragung (HTTPS/TLS) auf allen Seiten
• Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert
• API-Schlüssel werden AES-256-CBC verschlüsselt in der Datenbank abgelegt
• Zugriffsprotokolle mit IP-Logging zur Erkennung von Anomalien
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen der eigenen Infrastruktur
• Automatische Datenlöschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen
• Kundendaten im def.Portal werden nach Auftragsabschluss unwiderruflich gelöscht — keine Speicherung länger als 2 Wochen nach Missionsende

7. Newsletter (Double Opt-In)

Wenn Sie unseren Security-Newsletter abonnieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihren Namen (optional) zum Versand unserer Newsletter-E-Mails.

Double Opt-In: Nach der Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail. Der Newsletter wird erst nach Bestätigung des enthaltenen Links zugestellt. Damit stellen wir sicher, dass die Anmeldung tatsächlich von Ihnen stammt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Einwilligung können Sie jederzeit per Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail oder per E-Mail an [email protected] widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitungen bleibt davon unberührt.

Speicherung in HubSpot: Ihre Anmeldedaten werden in unserem CRM-System HubSpot gespeichert (siehe Abschnitt 10).

8. Übermittlung an Dritte & Auftragsverarbeitung

Eine Übermittlung an Dritte erfolgt ausschließlich auf Basis der nachfolgend beschriebenen Rechtsgrundlagen oder wenn uns dazu eine gesetzliche Verpflichtung trifft (z. B. behördliche Auskunftspflicht auf richterliche Anordnung).

9. Speicherdauer

• Kontaktanfragen: Bis zur vollständigen Bearbeitung, danach Löschung sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht
• Newsletter-Abonnenten: Bis zum Widerruf der Einwilligung; nach Abmeldung sofortige Löschung aus dem Verteiler
• CRM-Daten (HubSpot): Kontaktdaten verbleiben bis zur Löschungsanforderung oder bis kein berechtigtes Interesse mehr besteht; auf Anfrage sofortige Löschung
• Rechnungs- und Vertragsdaten: 7 Jahre (§ 132 BAO, österreichische Bundesabgabenordnung)
• Server-Zugriffslogs: 30–90 Tage, danach automatische Löschung
• Kundendaten im def.Portal: Unwiderrufliche Löschung nach Auftragsabschluss — keine Speicherung länger als 2 Wochen nach Missionsende

10. HubSpot (CRM, Kontaktmanagement & Tracking)

Diese Website verwendet HubSpot, ein CRM- und Marketing-Tool der HubSpot, Inc.

Zwecke der Nutzung:

• Speicherung und Verwaltung von Kontaktanfragen und Newsletter-Anmeldungen im CRM
• Strukturierte Nachverfolgung von Kundenanfragen und Sales-Aktivitäten
• Bei erteilter Einwilligung: Analyse des Besucherverhaltens auf der Website mittels HubSpot-Tracking-Cookies

Verarbeitete Daten:

• Formular-Daten (Name, E-Mail, Telefon, Nachricht) — bei jeder Kontakt- oder Newsletter-Anfrage
• Bei erteilter Cookie-Einwilligung zusätzlich: Besucher-ID, Seitenaufrufe, Klickpfade, Session-Daten

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse an der strukturierten CRM-Verwaltung von Kontaktanfragen
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung für Newsletter-Speicherung und HubSpot-Tracking-Cookies

Datentransfer in die USA: HubSpot, Inc. hat seinen Sitz in den USA. Die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Mit HubSpot besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO (legal.hubspot.com/dpa).

HubSpot-Tracking-Cookies (nur bei Einwilligung):

Die Tracking-Cookies werden ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unseren Cookie-Banner gesetzt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie den Cookie-Banner erneut aufrufen (Link in der Fußzeile) oder den Cookie def_cc in Ihrem Browser löschen.

11. Cookies & Cookie-Einwilligung

Diese Website verwendet Cookies. Technisch notwendige Cookies werden ohne Einwilligung gesetzt; nicht notwendige Cookies (HubSpot-Tracking) nur nach ausdrücklicher Einwilligung über unseren Cookie-Banner.

Detaillierte Informationen: Cookie-Richtlinie

12. Betroffenenrechte (Art. 15–22 DSGVO)

Sie haben folgende Rechte gegenüber DEF.S3C e.U.:

• Art. 15 – Auskunft: Recht auf Auskunft über gespeicherte Daten, Verarbeitungszweck, Herkunft und Empfänger — auch über in HubSpot gespeicherte Daten
• Art. 16 – Berichtigung: Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten
• Art. 17 – Löschung: Recht auf Löschung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen — inkl. Löschung aus HubSpot auf Anfrage
• Art. 18 – Einschränkung: Recht auf Einschränkung der Verarbeitung unter den gesetzlichen Voraussetzungen
• Art. 20 – Datenübertragbarkeit: Recht auf Herausgabe Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format
• Art. 21 – Widerspruch: Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) — insbesondere gegen CRM-Speicherung
• Art. 7 Abs. 3 – Widerruf: Recht auf jederzeitigen Widerruf erteilter Einwilligungen (Newsletter, Tracking-Cookies) ohne Angabe von Gründen

13. Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht, Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde einzulegen:

14. Änderungsvorbehalt

DEF.S3C e.U. behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, insbesondere bei Änderungen der gesetzlichen Anforderungen oder des Leistungsumfangs. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter defsec.cloud/datenschutz abrufbar. Das Datum der letzten Aktualisierung ist oben angegeben.